Vier corona-proof tips voor vergaderen op afstand

Corona. Online vergaderen. Thuiswerken tot 1 juni. Er is geen hele standaard inleiding nodig om te beschrijven in welke situatie we zitten. Wel kunnen we er samen voor zorgen dat het nog wat aangenamer wordt en we alsnog lekker kunnen doorwerken terwijl je in je pyjama aan de eettafel zit. Daarom: vier concrete tips (of geboden, ligt eraan hoe je ze wilt lezen) over hoe je nog slimmer online kunt vergaderen.

Tip 1: Gebruik nooit de mute knop
Het is stil tijdens de online vergadering. Je vlamt de meest briljante zin eruit maar niemand reageert. ‘Je staat nog op mute geloof ik, Gerda.’

Die mute-knop is blijkbaar bedoelt om je collega’s niet te storen met jouw achtergrondgeluiden. Je laat bijvoorbeeld net een heerlijk stuk knäckebröd verdwijnen of de kinderen rennen rondjes door de keuken. Zorgen juist die geluiden er ook niet voor dat jij zelf afgeleid wordt?

Door niet jezelf continu te muten (als dat een werkwoord is) en een plek te zoeken die écht rustig is dwing jij jezelf al een stuk meer om je concentreren op het overleg. Dat geldt dus ook voor het doen van activiteiten die geluid maken en jouw collega en jouzelf afleiden van het overleg. Bijvoorbeeld wortels eten met je mond open. Niet doen.

Tip 2: Het kan echt korter
Het schijnt dat onze online aandachtspanne al gedaald is van 12 naar 8 seconde sinds 2000*. Leuk experiment om eens te proberen: een besluit nemen tijdens een vergadering binnen 8 seconden. Het geeft ons wel een hint: houd het kort, net als bij vele offline overleggen. En kort betekent niet één uur.

Door de te bespreken onderwerpen per stuk te beperken tot maximaal 10-15 minuten, en maximaal drie onderwerpen te bespreken per overleg kun je de aandacht van iedereen erbij houden. Hoewel deelnemers per onderwerp nog steeds 112 keer hun aandacht zouden kunnen verliezen, perk je de hoeveelheid en lengte van discussie(s) gemakkelijker in. En vaak is een voortslepende discussie de hoofdreden van het eten van knäckebröd (of het zoeken van andere afleidingen) door andere deelnemers.

Tip 3: Laat iedereen zich goed voorbereiden
Net als in deze blog te lezen is, elk punt dat je wilt bespreken heeft een doel (als het goed is, anders zit je elkaars tijd te verdoen). Zorg dat iedereen zich goed heeft kunnen inlezen in het te bespreken onderwerp. Maak jouw doel (informeren, gezamenlijk besluit nemen, om hulp vragen) met betrekking tot het onderwerp voorafgaand aan het overleg duidelijk. Als je daarbij ook nog eens de (hulp)vragen die je hebt vooraf naar de deelnemers toestuurt, zodat zij hier voorafgaand aan het overleg al antwoord op kunnen geven, dan ga je een fantastisch overleg tegemoet. Maar dan minder overdreven.

Tip 4: Doe net alsof het een echt fysiek overleg is
Lastig, maar zeker te doen: gedraag je net als bij een fysiek overleg. Grote kans dat je normaal tijdens vergaderingen niet de gehele tijd in je laptop gedoken mee zit te typen of je e-mail te checken. Je kijkt hopelijk af en toe naar jouw collega’s en niet alleen maar naar de powerpoint-presentatie op de beamer. Waarom zou je dat dan tijdens een online vergadering wel doen?

Als je normaal gesproken met een boekje en pen een overleg in gaat, zet je laptop dan wat verder van je af en je collega’s gezellig full screen (en een beetje ongemakkelijk) op het scherm. Door niet om je webcam gevouwen te zitten en je meer afstand hebt tot het apparaat, kun je gemakkelijker je gebruikelijke manier van bewegen tijdens overleggen hanteren en zul je vanzelf merken dat je gespreken soepeler gaan, waardoor ook jouw toehoorder wat meer kan ontspannen en beter kan luisteren.



























































Wellicht ook een idee om ervoor te zorgen dat je jezelf niet kunt zien tijdens de online vergadering. Niets schijnt zo afleidend te zijn als jouw eigen gezicht en alles wat er volgens jou mis mee is**. Echter, zo blijkt, je bent vooral zelf het meest druk met hoe jij zelf overkomt op camera. Andere deelnemers aan een overleg interesseren zich vaak niet voor hoe jij erbij zit (tenzij het een hele mooie pyjama is). Zij schijnen namelijk ook voornamelijk druk te zijn met hoe zij zelf (inclusief kapsel & kleding) overkomen door dat prachtige ronde apparaatje bovenaan je beeldscherm.

Meer lezen?
* https://www.digitalinformationworld.com/2018/09/the-human-attention-span-infographic.html
* https://www.telegraph.co.uk/technology/2019/06/06/internet-giving-us-shorter-attention-spans-worse-memories-major/
** https://highfive.com/blog/how-vanity-affects-video-communication