5 hulpmiddelen voor effectiever vergaderen

Steeds vaker overleef jij ternauwernood een overleg dat prima één e-mail had kunnen zijn. Of een ‘meeting’ waarin de neuzen dezelfde kant op hadden moeten gaan staan: in werkelijkheid eten de meesten uit hun neus. Gelukkig kun je daar, naast de Lean Coffee methode, met jouw team wat aan doen.

1. Elk agendapunt heeft een doel en de inbrenger bepaalt
De inbrenger van een agendapunt heeft altijd een doel met het inbrengen hiervan (waarom zou je het anders willen bespreken?). En ja, elk overleg heeft een agenda. Stel, jij als inbrenger hebt een hulpvraag aan het team, zorg dat deze hulpvraag zo specifiek mogelijk is: wat verwacht je precies? Informatie waar je verder mee kunt of een paar helpende handen (of hersenen)? Als deze hulpvraag besproken wordt, bepaal jij als inbrenger wanneer deze voor jou voldoende beantwoord is. Jij houdt dus zelf scherp het doel van het agendapunt in de gaten. Spreek met het team af dat jij als inbrenger discussies mag afkappen als jij voldoende informatie of helpende hersenen hebt ontvangen.

2. Voorbereiding voorafgaand: doe een voorstel en praat dáárover
Wil je een besluit, informatie delen, heb je een hulpvraag? Doe een concreet voorstel met betrekking tot wat je wilt bespreken, stuur het op tijd op naar jouw mede-overleggers zodat zij zich kunnen voorbereiden en gebruik het overleg om een besluit met de groep te nemen of antwoord te krijgen. Zo voorkom je een discussie die alle kanten op gaat en jij gedesillusioneerd het overleg verlaat. Als je goed kijkt naar hoe de meeste overleggen, wordt de voorbereiding vaak achteraf gedaan. Iemand brengt een punt in, een brede discussie volgt die alle kanten op gaat, er volgt geen besluit of concrete actie, de opdracht tot uitzoekwerk wordt gegeven en in een daarop volgend overleg zullen we wel een besluit nemen.



3. Barbara Minto is jouw beste vriendin
Barbara Minto (de bedenker van het Piramide-principe) helpt jou om jouw punt nog krachtiger neer te zetten: begin met de kernboodschap of vraag. Geen lange inleiding van je verhaal om na een 10 minuten lang betoog tot de kern te komen. Door het direct delen van jouw kernboodschap, kunnen jouw teamleden veel gerichter luisteren en kunnen ze veel gerichter antwoord geven. Als iedereen dit zou doen, durf ik te wedden dat de overlegtijd gehalveerd kan worden. Kun je weer eerder terug naar je volle mailbox.

Contact me via niels@helt-samenwerken.nl, dan vertel ik je graag meer over het Piramide-principe.


4. Iedereen is verantwoordelijk voor een goed verloop, niet alleen de voorzitter of ‘timekeeper’
Overleggen is teamwork en de voorzitter is er voor het team. Net als in een voetbalteam: het team moet de punten scoren, de coach is begeleidend. Dus ook als je niet op een grasmat staat, maar in een bedompt kantoorpand zit: je zorgt er als team samen voor dat het overleg voor iedereen tot winst leidt. Wanneer jij achterover gaat leunen en zitten mokken dat het overleg beter een e-mail had kunnen zijn, help jij jezelf en het team niet aan een nuttig overleg. Spreek je uit en zoek gezamenlijk naar mogelijkheden ter verbetering. Anders blijft het overleg jou en anderen alleen maar tijd kosten.

5. Besef je dat iedereen zijn of haar eigen doel heeft
Wees je ervan bewust dat iedere mede-overlegger zijn/haar eigen doel heeft, hoe inspirerend het gezamenlijke doel ook is. De ene wilt zijn werk gewoon goed doen, de ander jaagt op een promotie en weer een ander is drukker met de lunchpauze dan het overleg. Allemaal in orde: zolang je er maar transparant over bent. Inzicht in elkaars doelen helpt jou en het team om, naast het gezamenlijke doel, de individuele doelen van jouw mede-overleggers beter te behalen. Met welk doel zie jij iemand bepaald gedrag vertonen in het overleg? Wat wil jij voor jezelf eruit halen? En wat kan datgene dat je er zelf uit wilt halen betekenen voor doel van het team?


Succes met het verbeteren van jouw overleggen en daarmee jouw kantoortijd nog relevanter te maken!