Vergader eens anders: Lean Coffee

De Lean Coffee methode?

Waarom deze methode ‘Lean Coffee’ heet weet niemand. Het kan jou en je team wél goed helpen om effectief te vergaderen.

Voordat het overleg begint laat je de deelnemers onderwerpen voorbereiden die zij willen bespreken op een Post-it (en ja: één Post-it per onderwerp). Hierbij kan het handig zijn om een thema voor het overleg af te spreken. Aan het begin van het overleg verdeel je een flipover of whiteboard in vijf kolommen: Onderwerpen, Bespreken, Besproken, Geleerd, To do. Als je echt een lieve groep hebt kun je ook een timekeeper en een observant vrijwillig aanwijzen om het overleg nog strakker te organiseren.

Start van het overleg

In de kolom Onderwerpen plakken de deelnemers hun onderwerp en geven zij een korte & bondige (!) uitleg van het onderwerp. Iedere deelnemer krijgt 2 à 3 stemmen en geeft deze aan de onderwerpen die hij/zij interessant vind om te bespreken, bijvoorbeeld door een streepje te zetten op de Post-it. Bespreek de Post-its met de meeste stemmen eerst. Bepaal ook samen met de groep hoeveel onderwerpen waarop gestemd is jullie willen bespreken. Bij een overleg van een uur kun je bijvoorbeeld drie onderwerpen van ongeveer 20 minuten bespreken.

Verplaats de eerste Post-it die je met het team gaat bespreken naar de kolom Bespreken. Doordat voor iedereen duidelijk is wat er op dat moment besproken wordt kun je er voor zorgen dat men goed bij het onderwerp blijft en dat ook diegene die al een tijdje op zijn telefoon kijkt nog weet waar het over gaat.

Als jullie klaar zijn met het bespreken van het onderwerp (om welke reden dan ook) verplaats je deze naar Besproken en schrijf je per persoon op een Post-it wat je geleerd hebt. Als er acties uit het besproken onderwerp komen - hopelijk wel, waarom zou je het anders bespreken - noteer je die acties, inclusief wie ze gaat afronden en wanneer, in de To do kolom.

Ga verder met het volgende onderwerp en herhaal de bovenstaande stappen totdat elk onderwerp dat jullie wilde behandelen geweest is.